Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i De Frivilliges Hjælpecentral (DFH),
Vendersgade 63, 7000 Fredericia, CVR-nr.: 37581526.
Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 07-11-2018.

1	Hvem er dataansvarlig?	Formanden, Niels-Erik Nielsen, tlf.: 4252 4611, mail: nen@asso.dk
2	Hvorfor behandler I personoplysninger?	Vi behandler personoplysninger for 2 typer af personer, nemlig dels vore egne, frivillige medlemmer og dels de borgere, som rekvirerer vor hjælp. For vore medlemmers vedkommende er formålet med behandlingerne at kunne varetage normale medlemsforhold som kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger, udbetaling af godtgørelser, samt at kunne varetage logistikken med at foretage uddelegering af medlemmerne til borgernes behov. For borgernes vedkommende er oplysningerne nødvendige for at de udpegede medlemmer kan ringe til borgeren, aftale et tidspunkt for arbejdets udførelse, og tage ud til borgerens hjem.
3	Hvilke personoplysninger behandler I?	Medlemmer: Navn, mailadresse, telefon, adresse, fødselsdato, faglige kompetencer, ferier/fravær og bankkontonummer. Borgere: Navn, telefon, adresse. Somme tider oplysninger om borgerens fysiske tilstand, som borgeren selv har oplyst. Ellers ingen følsomme personoplysninger.
4	Hvem behandler I oplysninger om?	Se de ovenstående punkter 2 og 3.
5	Hvem videregiver I oplysningerne til?	Medlemmers data: Til Frivilligcentret i Fredericia. Borgernes data: Til Frivilligcentret i Fredericia, som modtager borgernes telefoniske ønsker om hjælp og videregiver ønskerne til os. Formålet er at sætte Frivilligcentret i stand til at besvare spørgsmål fra borgere.
6	Hvornår sletter I personoplysninger, I har modtaget?	Medlemmer: Når et medlem afgår, har afleveret modtagne værktøjer og nøgler, og har modtaget sine godtgørelser. Borgere: Ca. et år efter at opgaven blev meldt til os.
7	Hvordan opbevarer I personoplysninger?	Medlemmer: Data opbevares i et databasesystem ”DFHSys”, lagret i Dropbox. Borgere: Data opbevares først i håndskrift i Frivilligcentret, indtil de bliver overført til DFHSys en gang ugentlig. Efter ca. 1 måned makuleres de håndskrevne data. De medlemmer, der modtager en opgave, overfører de enkelte borgerdata til deres notesbog, hvor borgeren derefter kan underskrive, at opgaven er udført.
8	Hvordan lever I op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør I hvis der opstår et brud eller jeres data og systemer bliver hacket?	Vi vil kontakte politiet, hvis alle eller nogle personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.
9	Hvad kan jeres IT-system, og hvordan beskytter I de persondata, I har i jeres IT-systemer?	Medlemsdata vil blive slettet, når det behøves iht. punkt 6. Borgerdata vil blive slettet automatisk, iht. punkt 6, med et klik i DFHSys. Oplysningerne er beskyttet med et kodeord, som kun er udleveret til bestyrelsen. De enkelte bestyrelsesmedlemmer har sikret deres computer med et password. Videre justeringer af vore IT-systemer kan blive udført med det for øje, ikke at indsamle flere oplysninger end nødvendigt, ikke at opbevare oplysningerne længere end nødvendigt, og aldrig at anvende oplysningerne til andre formål end de oprindelige formål, se punkt 2.